Что представляет собой должность инспектора по кадрам
Инспектор по кадрам (инспектор отдела кадров) — специалист, осуществляющий ведение и учет документов, касающихся трудовой судьбы каждого работника на предприятии. Должность инспектора по кадрам существует практически во всех организациях. Если при этом в штатном расписании такая должность не выделена в отдельную трудовую единицу, то все равно так или иначе функции инспектора выполняет какой-либо сотрудник, так как без работы по учету, хранению и оформлению личных трудовых документов на каждого члена коллектива не обойтись. Кроме того, работу инспекторов по кадрам могут выполнять специально нанятые для этой цели люди из компаний, оказывающих помощь в этой области на основании договоров об оказании услуг.
В связи с тем, что должность инспектора по кадрам так распространена и важна, большое значение приобретает определение спектра требований к сотрудникам, выполняющим его функции, а также определение круга обязанностей, которые этот работник будет выполнять. Именно для этого и служит должностная инструкция инспектора по кадрам (инспектора отдела кадров).
Структура и содержание должностной инструкции инспектора отдела кадров
 |
| Скачать форму должностной инструкции |
Законодательно установленных требований к форме должностной инструкции инспектора по кадрам нет, поэтому вполне достаточно ее соответствия общим правилам, принятым для такого рода документов в соответствии с обычаями делопроизводства. Отсутствие же установленной законодательством формы позволяет каждому работодателю вносить в должностную инструкцию свои, характерные для работы именно в этой организации, изменения.
В общем виде должностная инструкция для инспектора по кадрам выглядит так:
- В верхнем правом углу первой страницы документа указывается информация о дате утверждения должностной инструкции и должность руководителя, утвердившего ее, а также проставляется его подпись. Здесь же могут проставляться и отметки о согласовании должностной инструкции с различными службами организации, хотя иногда они располагаются в конце документа.
- Первый раздел инструкции описывает общие положения: информацию о требованиях, предъявляемых к кандидату на должность инспектора по кадрам, перечень документации, которую должен знать работник. В этом же разделе определяется место должности инспектора по кадрам в общей организационно-штатной структуре предприятия, а также устанавливаются правила приема/увольнения работника, замещения его на время отсутствия и подчинения непосредственному начальству.
- Далее идет раздел о должностных правах и обязанностях сотрудника (иногда это два самостоятельных раздела), который предусматривает как стандартные права и обязанности, закономерные для работника данной должности, так и права и обязанности, связанные со спецификой работы конкретного предприятия. Помимо этого перечень прав и обязанностей инспектора по кадрам может варьироваться в зависимости от типа должности, которую занимает работник (к примеру, младший инспектор, старший инспектор и начальник отдела).
- Завершается должностная инструкция разделом об ответственности работника за ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и местом для отметок об ознакомлении сотрудников с ее условиями. Впрочем, этот раздел может и отсутствовать, т. к. большинство вопросов регулируется соответствующими локальными актами предприятия и нормами трудового, административного и уголовного законодательства.
Требования к инспектору по кадрам
Первое требование к кандидату на должность инспектора по кадрам, как правило, касается образования и опыта работы в данной должности. Поскольку для получения профессии инспектора по кадрам достаточно окончить соответствующие курсы, то высшего образования обычно не требуется — только свидетельство об окончании курсов. Условие же, касающееся опыта работы, может варьироваться от полного отсутствия такового (например, для младшего инспектора по кадрам) до 3–5 лет стажа работы по указанной специальности (для начальника отдела кадров).
Другое важное требование к кандидату на должность инспектора по кадрам — знание законодательства, норм кадрового делопроизводства и внутренних документов предприятия, среди которых обычно упоминаются:
- трудовое законодательство;
- правила охраны труда;
- законодательство по кадровым вопросам и методические материалы по ведению кадрового документооборота;
- организационно-штатная структура предприятия;
- порядок ведения и хранения трудовых книжек, личных дел сотрудников;
- порядок ведения базы данных персонала предприятия;
- порядок установления наименований профессий и должностей сотрудников;
- правила исчисления стажа работы, льгот, компенсаций, назначения пенсий.
Также от соискателя могут потребоваться:
- знание основ делопроизводства;
- умение работать с большим объемом документации;
- знание компьютера и основных (необходимых для работы) программ;
- прочие требования, обусловленные спецификой работы конкретного предприятия.
В чем заключаются должностные обязанности и права инспектора отдела кадров
К основному кругу должностных обязанностей инспектора отдела кадров относится:
- Ведение кадрового делопроизводства, в том числе:
- документальное оформление приема, перевода и увольнения работников;
- оформление и ведение личных дел сотрудников;
- учет личного состава предприятия в соответствии с установленными формами первичной документации;
- оформление, заполнение, учет и хранение трудовых книжек работников.
- Подготовка требуемых руководством материалов для аттестации сотрудников, проведения конкурсов, а также поощрения и награждения работников.
- Своевременное пополнение и внесение корректировок в базу данных предприятия по сотрудникам.
- Составление графиков отпусков и табелей учета рабочего времени.
- Оформление необходимых трудовых документов, справок и выписок, требующихся работникам для представления в различные госорганизации.
- Иные обязанности, к которым могут быть отнесены, например:
- согласование должностных инструкций;
- подготовка документов для сдачи в архив;
- взаимодействие со структурными подразделениями организации;
- соблюдение трудовой дисциплины.
Помимо вышеперечисленного каждый работодатель может внести в круг должностных обязанностей своего инспектора по кадрам прочие, необходимые именно в его организации, функции работника.
Что касается должностных прав сотрудника на должности инспектора отдела кадров, то они вытекают из обязанностей и направлены на облегчение выполнения работником его трудовых функций. Например, к должностным правам в этом случае могут быть отнесены:
- право знакомиться с решениями руководства, касающимися кадровых вопросов;
- право получать от руководства и сотрудников необходимую для работы информацию;
- право выносить на рассмотрение предложения по совершенствованию кадровой работы.
В заключение остается сказать, что главным требованием к составлению данной инструкции является, по сути, лишь как можно более конкретное определение круга обязанностей и требований, предъявляемых к сотруднику на данной должности. Утверждается она руководителем предприятия, сотрудник знакомится с ней под подпись при подписании трудового договора. Образец должностной инструкции инспектора по кадрам можно скачать на нашем сайте.