Кратко о должности административного директора
В крупных компаниях с разветвленной системой управления вводится должность административного директора. В его подчинении кроме административно-хозяйственного подразделения могут быть:
- секретариат,
- канцелярия,
- архив,
- IT-отдел и др.
В основном административный директор решает вопросы организационного характера. В отдельных случаях на него могут возлагаться вопросы техники безопасности и корпоративной этики, а также трудовой дисциплины сотрудников, если для их решения не создано отдельных подразделений.
Правда, в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС), утвержденном приказом Минтруда № 37 от 21 августа 1998 года, должности административного директора нет. Это означает, что при составлении должностной инструкции для него можно ориентироваться на описание других подобных должностей, включенных в ЕКС, например начальника хозяйственного отдела, начальника канцелярии, начальника архива или администратора.
Однако нужно учесть при этом, что административный директор — это руководитель более высокого уровня, в должностные обязанности которого входит общая организация работы подразделений, и сотрудники на перечисленных должностях могут находиться в его непосредственном подчинении. Таким образом, даже при таком подходе к административному директору выдвигаются более строгие квалификационные требования.
Примерная структура должностной инструкции административного директора
 |
| Скачать форму должностной инструкции |
При разработке должностной инструкции для административного директора можно воспользоваться структурой, включающей следующие разделы:
- Общие положения.
- Функции.
- Должностные обязанности.
- Права.
- Ответственность.
Примечание: если должность административного директора вводится в организации, в которой уже разработано множество инструкций для других должностей, то желательно, чтобы инструкция для него совпадала по структуре с уже принятыми.
Общие положения
Первый раздел начинается с полного наименования должности, причем его прописывают так, как оно звучит в штатном расписании (в нашем случае — «административный директор»). Далее идет описание должности, подчиненности, условий приема сотрудника и его увольнения с работы. Административный директор обычно подчиняется непосредственно генеральному директору, в подчинении у него могут быть руководители различных структурных подразделений. Соответственно, принимается на работу этот сотрудник по приказу генерального директора и увольняется также его приказом. В этой же части определяется, кто будет выполнять обязанности административного директора во время его отсутствия.
Далее в разделе идут квалификационные требования, выставляемые к лицу, претендующему на описываемую должность. Тут все зависит от работодателя: поскольку должности в ЕКС нет, каких-либо рекомендаций к требованиям тоже не имеется. Однако в большинстве случаев работодатель хочет видеть на этой должности сотрудника с высшим образованием в сфере управления и опытом работы на руководящих должностях.
Завершает раздел перечень знаний, которыми должен обладать сотрудник (например, основы трудового законодательства, порядок ведения отчетности, порядок ведения табельного учета) и нормативных актов, которыми он должен руководствоваться в своей деятельности (локальные акты компании, правила внутреннего распорядка и др.).
Функции административного директора
Среди функций, которые чаще всего ставятся перед административным директором, можно выделить:
- контроль за работой подчиненных структурных подразделений;
- работа с административно-хозяйственной документацией;
- поиск помещений для размещения офиса и производства;
- обеспечение работников компании необходимым оборудованием и канцелярскими принадлежностями;
- подбор персонала для подчиненных структурных подразделений;
- принятие решений по поощрению сотрудников компании и наложению на них взысканий.
В зависимости от того, какие подразделения подчинены административному директору, его функционал может быть как расширен, так и сужен.
Должностные обязанности административного директора
При приеме на работу любому сотруднику важно четко объяснить, в чем будут заключаться его должностные обязанности, т. к. в трудовом договоре обозначены лишь обобщенные трудовые функции. Второй же раздел должностной инструкции расписывает их более подробно. В частности, здесь может быть сказано, что на административного директора возлагаются следующие обязанности:
- организация табельного учета;
- ведение графика отпусков;
- контроль трудовой дисциплины;
- доведение до ведома сотрудников распоряжений руководителя компании;
- контроль за своевременным исполнением сотрудниками поручений руководителя;
- контакты с контрагентами, партнерами, госорганами, истребование у них документов, участие в решении с ними вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя компании;
- организация массовых мероприятий для сотрудников компании (поздравление с днем рождения, корпоративные празднования и др.);
- контроль за обеспечением сохранности имущества;
- осуществление мер, направленных на предотвращение конфликтов внутри компании;
- организация уборки помещений и прилегающей территории;
- организация обеспечения сотрудников канцтоварами и необходимым для работы оборудованием;
- проведение первичных инструктажей с принятыми на работу сотрудниками (по охране труда, технике безопасности, пожарной безопасности);
- оценка вклада сотрудников в работу компании, принятие решения об их поощрении;
- участие в рассмотрении дел о нарушении трудовой дисциплины, внесение на рассмотрение руководителя компании предложений о наложении дисциплинарных взысканий.
Этот список может быть продолжен, если работодатель решит расширить круг обязанностей административного директора.
Права административного директора
Административному директору нужно предоставить такой круг полномочий, чтобы он мог выполнять свои должностные обязанности. Обычно его наделяют следующими правами:
- предпринимать необходимые действия для устранения конфликтных ситуаций;
- издавать в пределах своей компетенции распоряжения, обязательные для исполнения всеми сотрудниками компании;
- вносить на рассмотрения руководителя представлений о наложении дисциплинарных взысканий, увольнении и принятии на работу сотрудников;
- заключать договоры с поставщиками канцтоваров и оборудования, организовывать банковские операции по оплате выставляемых ими счетов;
- вести переговоры с арендодателями помещений от имени компании.
Это перечень далеко не исчерпывающий, он может быть расширен при необходимости.
Ответственность административного директора
В этом разделе инструкции обычно говорится, к каким видам ответственности могут привлечь административного директора:
- за нарушение трудовой дисциплины, неисполнение распоряжений руководителя компании, невыполнение своих должностных обязанностей — к дисциплинарной;
- за совершение действий (либо бездействие) с признаками административного правонарушения или преступления — к административной или уголовной;
- за нанесенный вред имуществу компании и ее сотрудников — к материальной в рамках гражданского законодательства.
В заключение осталось сказать, что административный директор, как и любой другой сотрудник, после ознакомления со своей должностной инструкцией должен неуклонно следовать ей. Если его что-то не устраивает или непонятны отдельные пункты, лучше обговорить все с работодателем еще до подписания документа. Этот момент для административного директора очень актуален, так как должность не описана в ЕКС и в каждой компании лишь работодатель решает, что должен делать занимающий ее сотрудник и какие полномочия ему будут предоставлены.