Какие документы нужны для заключения договора
В процессе заключения сделки стороны обмениваются документами, которые подтверждают их намерение вступить в партнерские отношения, правовой статус гражданина, организации или ИП и правоспособность. Перечень документов для заключения договора довольно обширен, его можно условно разделить на 3 группы (далее рассмотрим каждую из них более подробно):
- Уставные документы (свидетельство о регистрации в качестве юридического лица или ИП, либо выписка из ЕГРЮЛ, устав и т. д.).
- Технические (контактные телефоны сотрудников организации, отвечающих за вопросы сделки, и пр.).
- Организационно-правовые, которые устанавливают правомочия сторон на подпись (доверенность, согласие от других членов общества в случае крупной сделки) и т. п.
Однако некоторые контрагенты отказываются представлять какие-либо документы при заключении договоров. Одни аргументируют свое решение тем, что законодательство не содержит требований относительно пакета бумаг при заключении соглашений; другие — тем, что в документах может содержаться коммерческая тайна.
ФНС же в своем письме от 11.02.2010 № 3-7-07/84 уточняет, что необходимо проявлять осмотрительность и осторожность при выборе контрагентов и запрашивать при заключении сделок:
- сведения, которые содержатся в учредительных документах;
- сведения, которые содержатся в документах, дающих право заниматься определенной деятельностью (лицензии, разрешения);
- сведения о лицах, которые могут действовать от имени организации без доверенности, и т. д.
Какие уставные документы для заключения договора необходимы
Точный перечень уставных документов для заключения договора зависит от того, в какой организационно-правовой форме ведет деятельность предприятие контрагента (ООО, АО, ИП, унитарное предприятие и т. д.), но можно выделить основные, в число которых входят:
- устав;
- выписка из ЕГРЮЛ, в которой содержатся основные данные организации (ИНН, ОГРН, сведения о единоличном исполнительном органе и т. д.);
- приказ о назначении руководителя.
Также могут потребоваться дополнительные документы:
- договор об учреждении организации;
- выписка из протокола общего собрания;
- решение единственного учредителя об учреждении организации и т.д.
В случае непредставления контрагентом учредительной документации вторая сторона сделки может получить данную информацию посредством запроса выписки из ЕГРЮЛ. Ответ на запрос можно получить (равно как и подать заявку) непосредственно в подразделении налоговой (с печатью и подписью) или с использованием соответствующих сервисов на сайте ФНС (заверенный ЭП).
Организационно-правовые и технические документы
Следующая группа документов — организационно-правовые. Речь идет о бумагах, которыми можно подтвердить:
- полномочия представителя контрагента (доверенность, приказ и т. д.);
- право организации или ИП на занятие той или иной деятельностью (лицензии, разрешения);
- адрес организации (при необходимости — если, например, там размещается оборудование).
К этой же группе можно отнести коды статистики, различного рода выписки из протоколов собраний и т. д.
Особое внимание обращаем на случаи, когда речь идет о заключении крупной сделки или сделки, требующей получения разрешения от иных учредителей общества. Если подтверждающей этот факт бумаги не будет, соглашение может быть признано недействительным по заявлению одного из учредителей, поданному в суд.
Техническая документация включает в себя, как правило, бумаги информационного характера (содержащие сведения о контактных номерах участников сделки, графике работы организации, планах помещений и т. д.).
***
Таким образом, несмотря на то что законодатель не устанавливает перечня необходимых для заключения договора документов, которые стороны должны представить при заключении сделки, во избежание подписания договора с недобросовестным партнером необходимо всё же истребовать перечисленное выше. При этом необходимо помнить, что для заключения некоторых видов договоров могут предусматриваться и дополнительные документы. Например, при продаже товаров от продавца могут потребоваться их спецификации, технические характеристики, сертификаты и т. п.
Еще больше материалов по теме в рубрике: "Договор".
Источники:
- Письмо ФНС РФ "О рассмотрении обращения" от 11.02.2010 № 3-7-07/84 .