В каких случаях нужно составлять акт
Актом подтверждается факт передачи помещения от арендатора арендодателю после прекращения действия договора. Его необходимо заполнить, если:
- договор истек в связи со сроком, указанным в самом договоре аренды;
- договор прекратился досрочно в связи с односторонним отказом, если такое право предусмотрено контрактом;
- договор расторгнут по соглашению сторон.
В любом из перечисленных случаев ключевые условия — отсутствие у сторон претензий друг к другу, готовность подписать акт возврата. Если имеются претензии, о них следует упомянуть в документе. Если кто-то уклоняется от подписания, поможет претензионное письмо или односторонний акт.
Форма акта
Утвержденной законом формы акта возврата помещения из аренды не существует. Документ составляется в свободной форме и подписывается сторонами. Бланк формы доступен для скачивания в разделе "Документы и бланки" в начале статьи.
Что прописать в акте при возврате нежилого помещения
В акте возврата нежилого помещения нужно отразить следующую информацию:
- дату и место составления, наименование документа: «Акт возврата» или «Акт приема-передачи», «Передаточный акт»;
- данные о сторонах, которые подписывают акт;
- информацию о том, в связи с чем возвращается помещение: истечение срока действия, расторжение по соглашению сторон или односторонний отказ от договора (обязательно дать ссылку на реквизиты договора аренды);
- точное описание помещения, которое можно скопировать из договора;
- техническое состояние помещения (отличное, хорошее, удовлетворительное; можно отразить общее состояние или отдельно для стен, пола, потолка);
- состояние инженерных систем, показания счетчиков, если имеются;
- отметку об отсутствии претензий;
- подписи сторон.
Если сторона уклоняется от подписания, отметка об этом в самом акте не поможет — это не договор подряда. Как именно действовать, читайте далее.
Можно ли составить односторонний акт
С помощью одностороннего акта, подписанного только одной из сторон, вернуть помещение арендодателю нельзя. Акт возврата подписывается только двумя сторонами.
Однако может возникнуть ситуация, что договор прекратился, арендатор съехал без подписания акта, а арендодатель намеревается сдать помещение следующему пользователю. В этом случае для последующих судебных разбирательств потребуется составить односторонний акт осмотра помещения. Он поможет определить точный размер ущерба, нанесенного помещению арендатором.
Для его составления нужно пригласить 2–3 человек, обычно это сотрудники фирмы-собственника. Они осмотрят помещение и своей подписью засвидетельствуют его состояние.
Что делать, если арендодатель не подписывает акт
Если арендодатель не подписывает акт возврата помещения вовремя, арендатор подвергается большому риску. Отсутствие акта означает просрочку арендатора по возврату помещения. Невозврат дает собственнику право продолжать начислять аренду на основании ст. 622 ГК РФ.
Верное решение арендатора в данном случае — сформировать доказательства того, что именно арендодатель уклоняется от подписания акта, а не наоборот.
Для этого рекомендуем:
- Составить акт возврата по универсальной форме, представленной выше, подписать со своей стороны.
- Написать арендодателю письмо, в котором указать, что:
- срок договора истек;
- продлевать соглашение арендатор не собирается;
- помещение фактически освобождено;
- арендатор готов подписать акт возврата.
- Вложить письмо и акт в почтовый конверт, составить опись вложения, заполнить уведомление о вручении и направить арендодателю по почте заказным отправлением. Отправлять нужно на юридический адрес, указанный в ЕГРЮЛ.
- После отправки письма передать ключи от помещения. Важно зафиксировать факт отправки, например по курьерской описи.
- Сохранить все почтовые корешки, описи, квитанции и уведомления.
Инструкция работает, если договор прекратился. При досрочном выезде арендная плата продолжит начисляться (см. определение ВС РФ от 01.09.2016 по делу № А55-28556/2014).
Как быть, если от подписания отказывается арендатор
В редких случаях проблема состоит не в том, что арендодатель отказывается подписывать акт возврата помещения, а так поступает арендатор. Это особенно мешает ведению бизнеса, если помещение было испорчено, или в нем осталось чужое оборудование.
У арендодателя возникает право через суд взыскать:
- арендную плату за этот период;
- убытки, если собственнику пришлось восстанавливать помещение за сумму сверх начисленной аренды;
- неустойку за несвоевременный возврат, если это предусмотрено договором.
Определить размер причиненных убытков поможет односторонний акт осмотра, приведенный выше.
***
Акт возврата арендованного помещения должен быть оформлен в письменном виде с подписями обеих сторон. В противном случае он не получит юридической силы и не будет принят судом в качестве доказательства.
***
Еще больше материалов по теме в рубрике «Договор».