Возможна ли выдача средств под отчет безналичным способом?
Производить выплату денег в подотчет на карту сотрудника с расчетного счета юрлица-работодателя значительно удобнее, чем выполнять аналогичную операцию наличными денежными средствами, поскольку:
- отсутствие действий с наличными позволяет юрлицу обойтись без кассира и специально оборудованного помещения для хранения таких средств;
- сокращается время на процесс выдачи денег;
- процедура безналичного перевода лишена многих рисков утраты денег, существующих при выплате наличными.
А допускают ли нормы действующего законодательства возможность перечисления подотчетных сумм на карту сотрудника? Ответ на этот вопрос содержится в двух письмах:
- совместном от 10.09.2013 Минфина России (№ 02-03-10/37209) и Федерального казначейства (№ 42-7.4-05/5.2-554);
- Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.
Оба этих документа, ссылаясь на текст утвержденного Банком России 24.12.2004 положения № 266-П, свидетельствуют о том, что подобная операция:
- законодательно не запрещена;
- позволяет оптимизировать денежный оборот;
- дает возможность обойтись без выпуска специально предназначенных для расчетов по подотчетным средствам карт.
Однако сам факт ее применения рекомендуется закрепить во внутреннем нормативном акте, которым может стать как приказ по учетной политике, так и отдельное положение о правилах расчета по выдаваемым под отчет суммам. Для перевода должна быть использована зарплатная карта сотрудника. Причем работником она может применяться не только для снятия с нее подотчетных сумм наличными, но и для расходования выданных средств в подотчетных целях непосредственно с карты, а также для получения на нее от работодателя излишне израсходованных сумм. В адрес работников, направляемых в загранкомандировку, перевод возможен в валюте.
Каким будет назначение платежа при выдаче в подотчет на карту сотрудника?
Прежде чем будет осуществлена выдача средств в подотчет на карту сотрудника с назначением платежа, отвечающим этой цели, должна быть соблюдена обязательная процедура, предшествующая такой выплате. Заключается она в принятии решения о необходимости выдачи средств на командировочные или хозрасходы руководителем юрлица. Это решение следует оформить документально: либо приказом, либо положительной резолюцией на заявлении работника о выплате (п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
О расходовании подотчетных сумм работник должен отчитаться в срок, установленный юрлицом для такого отчета. Оправдательным документом по платежам, осуществленным им с банковской карты, станет чек, выдаваемый продавцом по таким операциям.
Само перечисление средств производится обычным платежным поручением с указанием подотчетного лица в качестве получателя и реквизитов его зарплатной карты. Назначение платежа при переводе в подотчет на карту должно однозначно свидетельствовать о том, что это за средства. То есть текст может иметь формулировку «Выдача средств под отчет» (при переводе денег по приказу или заявлению) или «Возмещение перерасхода по авансовому отчету» (если такой перерасход имеет место в утвержденном руководителем авансовом отчете). В каждом платежном документе желательно приводить ссылку на реквизиты документа, явившегося основанием для перевода (приказа, заявления или авансового отчета).
***
Нормы действующего законодательства не запрещают переводить деньги, выдаваемые под отчет, на карту, оформленную на сотрудника. Однако такой способ расчета по подотчетным суммам следует закрепить во внутреннем нормативном акте. Карта должна быть зарплатной. Перевод средств на нее, как и при выдаче наличными, возможен после издания письменного распоряжения руководителя юрлица (в виде приказа или резолюции на заявлении работника) о выплате средств под отчет. Таким же способом можно возмещать перерасход средств по авансовому отчету. Назначение платежа в платежном документе должно однозначно свидетельствовать о цели перевода.
***
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Бухгалтерский учет».