Зачем нужна первичка?
Чем бы ни занимались предприятие или индивидуальный предприниматель, все действия их профессиональной жизни должны быть зафиксированы с помощью первичных документов (п. 1 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Внешний вид первички может быть унифицированным, т. е. разработанным государством, или произвольным, отвечающим специфике деятельности предприятия и созданным там же. Главное условие, которое необходимо при этом выполнить: первичный документ должен содержать определенный комплект данных (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ):
- дата и название;
- название издающего документ предприятия или ИП;
- содержание хозяйственной операции;
- должности лиц, совершивших эту операцию, фамилии и место для подписи.
Исходя из перечисленных основных пунктов, мы понимаем, что подпись на таких документах является обязательной. Она может быть собственноручной или цифровой. В любом случае подпись должна присутствовать.
Кто имеет право подписи первичных учетных документов по закону?
Но для чего нужно указывать, кто именно и какие документы должен подписывать? Это необходимо делать, чтобы у проверяющих и ваших контрагентов не возникало вопросов, почему, например, во время очередного отпуска директора документы подписывает его заместитель или человек, который вообще не работает на данном предприятии. Ведь сделать этого без письменного утверждения директора никто не имеет права. Такое правило касается абсолютно всей первички предприятия без исключения.
В приказе Минфина России «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» от 29.07.1998 № 34н указано, что список людей, имеющих право подписи на первичных документах по закону, утверждает директор предприятия, согласовывая это с главным бухгалтером.
Это право отражается в одном из следующих документов:
- в учетной политике (УП);
- должностной инструкции (ДИ);
- приказе;
- доверенности.
***
Право подписи первичных учетных документов имеют лица, утвержденные директором. Если это работники предприятия, то можно использовать УП, ДИ, приказ, где будут перечислены штатные должности с указанием, что работники, их занимающие, будут иметь право подписи первички В этом случае фамилию работника указывать не нужно, т. к. сотрудники могут меняться, а штатная единица меняется редко. А вот в случае предоставления права подписи человеку, не работающему в организации, возникает необходимость выписать доверенность, утвержденную по всем правилам — с указанием фамилии и срока действия (ст. 185 ГК РФ).