Сверка взаиморасчетов: техника проведения
В процессе взаимодействия с контрагентами (даже если операций при этом осуществляется немного) вполне реальны:
- неполучение или несвоевременное получение бухгалтерией документов, сопровождающих отгрузку или взаимозачет;
- неверное разнесение в учете платежей;
- ошибки в отражении сумм.
Любое из этих событий обусловливает расхождения в учетных данных у вступивших во взаимоотношения лиц. Для исключения подобных ошибок применяется процедура сверки расчетов. Чаще всего она осуществляется путем составления одной из сторон двух экземпляров (для себя и для контрагента) акта сверки взаиморасчетов, содержащего имеющиеся у нее данные о получении или отгрузке товаров (работ, услуг) и оплате за них.
Оба экземпляра направляются контрагенту, чтобы он по своим данным мог сверить приведенные в документе цифры. При отсутствии расхождений акт подписывается стороной, его получившей, и один из подписанных экземпляров возвращается отправителю. Если же расхождения есть, то акт, как правило, не подписывают до их урегулирования. Хотя существует и практика составления акта сверки расчетов с разногласиями, когда либо в самом акте, полученном от контрагента, либо в отдельном документе (протоколе) фиксируются те моменты, с которыми не согласна сторона, получившая такой акт.
Что отразит акт сверки (в т. ч. задолженность в пользу, сальдо начальное и конечное) и кто его подписывает (бухгалтер или руководитель)
Акт сверки может формироваться отдельно в отношении каждого договора, существующего между взаимодействующими лицами, или объединять данные по всем операциям без деления на договоры. Обычно его создают за какой-либо период. Если речь идет о сверке, выполняемой в связи с обязательной ежегодной инвентаризацией расчетов, то, как правило, для нее берется промежуток времени, равный году.
Привязка к периоду приводит к необходимости отражения в акте сальдо начального. Сальдо начальное в акте сверки - что это за цифра? Она соответствует задолженности, имевшейся на начало периода сверки. Очевидно, что она тоже должна быть одинаковой у сверяющихся сторон, иначе для выявления причины разногласий придется сверять и данные по предшествующему периоду. Исключение здесь составит ситуация, когда в текущем периоде корректировались расхождения, дававшие разницу в начальном сальдо. Величину начального остатка расчетов нужно обязательно учитывать в арифметических операциях вычисления конечного итога сверки.
Сальдо по задолженности (и начальное, и конечное) может оказаться как дебетовым, так и кредитовым. Причем его соотношение у сверяющихся сторон будет зеркальным, т. е. если контрагент в своем варианте акта показывает дебетовый результат, то у сверяющегося с ним лица такая же итоговая сумма при отсутствии разногласий окажется кредитовой.
Что в акте сверки означает задолженность в пользу одной из сверяющихся сторон? То, что на дату сверки у другой стороны существует долг (либо текущий, либо просроченный), с суммой которого обе стороны согласны, если акт ими подписан без разногласий.
Кто подписывает акт сверки - бухгалтер или руководитель? Готовится этот документ в бухгалтерии, поскольку все вносимые в него данные берутся из документов, хранящихся там. Но правом подписи акта без доверенности обладает только руководитель. Всем остальным сотрудникам для подписания этого документа требуется выданная руководителем доверенность.
Бланк, образец акта сверки и сопроводительное письмо к нему
Законодательно утвержденной формы у акта сверки нет. Обычно основная его часть имеет вид таблицы, поделенной пополам. Обе половины идентичны по набору входящих в них граф:
- порядковый номер;
- вид операции, дата и номер документа;
- дебет;
- кредит.
В строках предусматривается отражение:
- сальдо начального:
- каждого из участвующих в сверке первичных документов;
- сумм оборотов по дебету и кредиту;
- сальдо конечного.
Левую половину заполняет составитель акта, а правая предназначается для заполнения второй из сверяющихся сторон. Названия контрагентов при этом приводятся не только над каждой половиной таблицы, но и в тексте над ней, где фиксируется факт составления акта.
Под таблицей каждая сторона отражает итоговый результат проведенной процедуры — в чью именно пользу и в какой сумме (ее приводят не только цифрой, но и прописью) на дату сверки имеется долг. Его удостоверяет подпись (с расшифровкой) руководителя или иного уполномоченного лица от каждой стороны. Здесь же ставится печать и указываются даты подписания.
Вариант бланка акта сверки взаимных расчетов бесплатно скачать можно на нашем сайте.
Познакомьтесь также и с образцом заполнения:
Направляя акт второй стороне сверки, его создатель обычно делает это с сопроводительным письмом, в котором помимо просьбы произвести проверку данных и подписать документ указывает:
- в какие сроки ему хотелось бы получить свой экземпляр обратно;
- каким способом это лучше сделать;
- с кем нужно связаться для урегулирования возникших вопросов.
Вариант образца сопроводительного письма к акту сверки также можно посмотреть на нашем сайте.
Скачать образец сопроводительного письма
***
Акт сверки — это документ, позволяющий осуществлять проверку правильности учетных данных, сформировавшихся по расчетам с контрагентом. Составляют его в двух экземплярах, оба направляют второму участнику процедуры сверки, и тот при отсутствии расхождений в данных или после урегулирования таких расхождений подписывает документ.
Утвержденной формы акта нет. Однако в нем следует отразить:
- стороны, проводящие сверку;
- сальдо расчетов на начало периода сверки;
- сведения о первичных документах, формирующих итоговую величину задолженности;
- перед кем на дату сверки имеется долг и в какой сумме;
- подписи ответственных лиц каждой из сторон и печати.
Направляется акт для сверки с сопроводительным письмом.
***
Еще больше статей по теме — в рубрике «Акт».