Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров должен заполняться каждой организацией, имеющей дело с наличностью. Рассмотрим, для чего необходим этот документ и как его правильно заполнять.
Зачем регистрировать в журнале приходники и расходники?
Ведение предпринимательской деятельности, включающей кассовые операции, регулируется указанием ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У. В документе оговорено, что любой приход или расход наличных денег должен быть зафиксирован первичными документами, а именно приходным кассовым ордером (форма КО-1) и расходным кассовым ордером (КО-2). Также все ордера должны быть отражены в регистрационном журнале формы КО-3. Бланки перечисленных выше документов являются унифицированными, они были утверждены постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88.
Бланк журнала по форме КО-3 можно скачать с нашего сайта:
Кроме того, организация или ИП обязаны иметь в наличии ККМ (кассовый аппарат), если они не попадают в предусмотренные законодательством исключения (например, ИП применяет патентную систему налогообложения).
Как правильно вести журнал регистрации ПКО и РКО?
Документы по приходу и расходу необходимо оформлять с соблюдением следующих условий:
- нужно приложить к ордеру документ — основание для проводимой операции;
- нельзя вручную исправлять сведения на документах;
- нумеровать ордера необходимо последовательно, в том порядке, в котором документы были сформированы;
- следует фиксировать все ПКО и РКО в журнале регистрации;
- выдавать деньги по расходнику можно только в день оформления ордера.
Документы по приходу/расходу подготавливаются вручную либо машинным способом с последующей распечаткой.
Лицо, внесшее наличность, должно получить отрывную часть приходника как свидетельство, что деньги внесены в кассу. Бухгалтер оставляет себе остальной документ ПКО и регистрирует его в журнале.
В том случае, когда денежные средства выдаются сотруднику, например под отчет, должен быть оформлен расходный кассовый ордер (расходник), который нужно зарегистрировать в журнале КО-3. Расходник должен содержать паспортные сведения сотрудника, которому выдаются денежные средства.
При выдаче заработной платы сведения о каждом расходнике фиксируются в журнале наряду с информацией по зарплатной ведомости. Также на ведомости проставляется штамп-отметка с данными соответствующего расходника. Для упрощенного заполнения в зарплатной ведомости можно указывать реквизиты только одного расходника.
***
Каждая организация, использующая в своей деятельности наличные деньги, должна регистрировать приходные и расходные ордера в журнале регистрации. Правила составления первичных документов ведению журнала приходных и расходных кассовых ордеров регулируются указанием ЦБ РФ № 3210-У.